Mitä automaatio maksaa? Hinta ja takaisinmaksuaika

Yhden automaatiokohteen toteutus maksaa tyypillisesti 5 000–28 000 euroa. Hinta riippuu ennen kaikkea siitä, pitääkö automaation tulkita sisältöä vai vain siirtää tietoa, ja siitä, missä muodossa data on. Takaisinmaksuaika lasketaan jakamalla toteutuksen hinta vuosisäästöllä, ja hyvin valittu kohde maksaa itsensä takaisin alle vuodessa.

Automaation hinnasta on vaikea saada suoraa vastausta, koska toimittajat hinnoittelevat projekti kerrallaan. Tämä artikkeli avaa luvut, joihin Empirican toteutushistoria perustuu, ja näyttää kaksi esimerkkiä siitä, miten takaisinmaksu lasketaan. Jos haluat luvut omasta tilanteestasi, ilmainen automaatiolaskurimme laskee, mitä toteutus maksaisi teillä, paljonko se säästäisi vuodessa ja missä ajassa se maksaisi itsensä takaisin.

Mitä automaation toteutus maksaa?

Yhden automaatiokohteen toteutus maksaa Empirican toteutushistorian perusteella 5 000–28 000 euroa. Hinta määräytyy ensisijaisesti sen mukaan, kuinka paljon automaation pitää ymmärtää käsittelemäänsä sisältöä.

Työn luonne	Toteutus per kohde	Esimerkkejä
Tiedon siirto ja sääntöjen mukainen käsittely	5 000–11 000 €	Tiedon siirto järjestelmästä toiseen, datansyöttö, raporttien kokoaminen
Osa sisällöstä pitää tulkita	8 000–18 000 €	Ostolaskujen käsittely, tilausten kirjaus, aikataulutus
Sisällön tulkinta on työn ydin	12 000–28 000 €	Asiakasviestien luokittelu, sopimusten läpikäynti, hakemusten seulonta, tarjouslaskenta

Tulkinta nostaa hintaa, koska se vaatii järjestelmältä enemmän kuin tiedon siirtämisen paikasta toiseen. Tekoälyn tulkintaa varten tarvitaan testiaineisto, laadun mittaus ja suunnitelma niille tapauksille, joissa malli on epävarma. Pelkässä tiedonsiirrossa sääntö joko toimii tai ei toimi, joten sen testaaminen on suoraviivaista.

Hintahaarukka perustuu Empirican omiin toteutuksiin, joka kuvaa toteutusta. Käyttö- ja ylläpitokustannuksia käsitellään alempana.

Mikä nostaa automaation hintaa?

Saman työvaiheen automaatio voi maksaa yhdessä yrityksessä lähes kaksi kertaa niin paljon kuin toisessa. Ero syntyy kolmesta tekijästä: missä data on, kuinka usein prosessi muuttuu ja kuinka paljon työ vaatii harkintaa.

• Datan sijainti. Tämä on yleensä suurin yksittäinen tekijä. Järjestelmästä, jossa on rajapinta, data saadaan suoraan. Excel-tiedostot ja verkkolevyt vaativat enemmän työtä, sähköpostit ja liitteet vielä enemmän. Paperilla tai skannattuina kuvina oleva tieto on kallein, koska se pitää ensin muuttaa luettavaan muotoon.
• Prosessin muutostahti. Prosessi, joka on pysynyt samana vuosia, automatisoidaan kerran. Jos prosessi muuttuu kerran vuodessa tai jatkuvasti, automaatiota joudutaan muuttamaan sen mukana, ja se pitää ottaa huomioon jo toteutuksessa.
• Harkinnan määrä. Selkeitä sääntöjä noudattava työ on halvinta automatisoida. Kun työ vaatii asiantuntijan harkintaa lähes joka kerta, toteutus kallistuu ja samalla pienempi osa työstä on ylipäätään automatisoitavissa.

Kun kaikki kolme ovat epäedullisia, hinta on lähes kaksinkertainen helpoimpaan tapaukseen verrattuna.

Hintaa laskee puolestaan kohteiden määrä. Jokainen seuraava kohde on edellistä halvempi, koska toteutusympäristö, integraatiot ja valvonta tehdään vain kerran. Jos samasta järjestelmäkokonaisuudesta löytyy kolme kohdetta, niiden toteuttaminen yhdessä tulee selvästi edullisemmaksi kuin kolme erillistä projektia.

Kaikki ei myöskään vaadi räätälöityä toteutusta. Jos työnkulku on pelkkää tiedonsiirtoa kahden pilvipalvelun välillä, arvioi ensin, riittääkö Zapier, Make tai Power Automate vai tarvitaanko oma API-integraatio.

Miten automaation takaisinmaksuaika lasketaan?

Takaisinmaksuaika kuukausina on toteutuksen hinta jaettuna vuosisäästöllä ja kerrottuna kahdellatoista. Englanniksi samasta puhutaan payback periodina, ja se on automaation ROI-laskelman tärkein yksittäinen luku. Vuosisäästö on se osa manuaalisesta työstä, joka jää automaation jälkeen pois, kerrottuna työn tuntikustannuksella.

Tuntikustannuksena kannattaa käyttää palkkaa sivukuluineen. Tilastokeskuksen mukaan tehty työtunti maksoi työnantajalle keskimäärin 34,4 euroa vuonna 2020. Toimihenkilötyössä luku on nykyään korkeampi, ja alla olevat esimerkit onkin laskettu hinnalla 45€/h ja 45 työviikkoa/vuosi. Viikkotunnit ovat esimerkeissä kiinteä luku, jotta laskua on helppo seurata. Laskuri kysyy tunnit haarukkana, joten sen tulos on hieman leveämpi.

Esimerkki 1: ostolaskujen käsittely

Taloushallinnossa käytetään 25 tuntia viikossa ostolaskujen käsittelyyn ja tiliöintiin. Laskut tulevat sähköpostin liitteinä, prosessi on pysynyt samana vuosia, ja osa työstä on sääntöjä, osa tulkintaa.

• Manuaalinen työ maksaa nyt noin 50 500 euroa vuodessa.
• Automaation jälkeen siitä jää pois 28 000–40 500 euroa vuodessa.
• Toteutus maksaa 11 000–24 000 euroa.
• Takaisinmaksuaika on 4–9 kuukautta.

Tämä on tyypillinen hyvä ensimmäinen kohde: työtä on paljon, se toistuu joka viikko ja suurin osa siitä noudattaa sääntöjä.

Esimerkki 2: sopimusten läpikäynti

Myynnin tuki käy läpi asiakassopimuksia 10 tuntia viikossa. Sopimukset tulevat sähköpostilla, käytäntö muuttuu noin kerran vuodessa, ja lähes jokainen sopimus vaatii asiantuntijan harkintaa.

• Manuaalinen työ maksaa nyt noin 20 000 euroa vuodessa.
• Automaation jälkeen siitä jää pois 5 500–9 000 euroa vuodessa.
• Toteutus maksaa 19 000–45 000 euroa.
• Takaisinmaksuaika on 36–72 kuukautta.

Ero ensimmäiseen esimerkkiin ei johdu tekniikasta. Työtä on vähemmän, pienempi osa siitä on automatisoitavissa, ja tulkinta tekee toteutuksesta kalliimman. Tällainen kohde voi silti tulla järkeväksi myöhemmin, kun volyymi kasvaa tai sama toteutus palvelee useampaa tiimiä.

Mitä automaatio maksaa toteutuksen jälkeen?

Toteutuksen jälkeen automaatiosta aiheutuu kustannuksia käytöstä ja ylläpidosta. Yhden automaation käyttökustannus on tyypillisesti kymmeniä euroja kuukaudessa, joten se jää pieneksi vuosisäästöön verrattuna. Ylläpito on se erä, joka unohtuu laskelmista useimmin.

Käyttökustannus syntyy tekoälymallin tokeneista ja infrastruktuurista, ja sen voi laskea etukäteen. Kävimme laskutavan läpi artikkelissa mitä tekoälyn käyttö maksaa kuukaudessa.

Ylläpito tarkoittaa, että automaatio pysyy toimivana, kun ympäristö muuttuu: järjestelmä päivittyy, laskun muoto vaihtuu tai prosessiin tulee uusi poikkeus. Valvomaton automaatio ei yleensä lakkaa toimimasta kerralla. Se alkaa tehdä virheitä, joita kukaan ei huomaa.

Siksi kokonaiskustannus kannattaa laskea kolmelle vuodelle: toteutus, käyttö ja ylläpito. Sama periaate ratkaisee, kun vertaat räätälöityä AI-ratkaisua ja valmista työkalua. Valmis työkalu on halvempi aloittaa, mutta sen kustannus kasvaa käyttäjämäärän mukana.

Milloin automaatio ei kannata?

Automaatio ei kannata, kun säästö jää pieneksi suhteessa toteutuksen hintaan. Käytännössä näin käy kolmessa tilanteessa:

• Prosessi muuttuu jatkuvasti. Automaatiota korjataan useammin kuin sillä säästetään.
• Työtä on vähän. Jos työvaihe vie alle viisi tuntia viikossa eikä volyymi ole kasvamassa, säästö harvoin riittää kattamaan toteutusta kohtuullisessa ajassa.
• Työ vaatii harkintaa joka kerta. Silloin automaatio voi avustaa asiantuntijaa, mutta se ei korvaa työtä, ja säästö jää pieneksi.

Yhteenveto

Yhden automaatiokohteen toteutus maksaa tyypillisesti 5 000–28 000 euroa. Hinta riippuu siitä, tarvitaanko sisällön tulkintaa, missä data on, kuinka usein prosessi muuttuu ja kuinka paljon työ vaatii harkintaa. Takaisinmaksuaika on toteutuksen hinta jaettuna vuosisäästöllä, ja hyvä kohde maksaa itsensä takaisin alle vuodessa. Käyttökustannus on pieni, mutta ylläpito kuuluu laskelmaan alusta asti.

Oman suuruusluokkasi saat automaatiopotentiaalin pika-arviosta, joka laskee toteutuksen hinnan, vuosisäästön ja takaisinmaksuajan kahdeksan kysymyksen perusteella.

---

Empirica Finland on suomalainen operatiivisen tekoälyn ja automaation toteuttaja, joka rakentaa automaatiot yrityksen järjestelmien sekä laitteiden ja antureiden tuottamasta datasta ja vastaa automaatioiden jatkuvasta toiminnasta. Empirica on Claude Partner Network -jäsen ja Microsoft-kumppani.

← Takaisin pääsivulle