Liiketoimintaprosessien automatisointi: mistä aloittaa

Ensimmäiseksi kannattaa automatisoida prosessi, joka toistuu vähintään viikoittain, etenee samoilla säännöillä joka kerta, vie yhteensä useita tunteja viikossa ja jossa käsin tehty virhe maksaa. Pisteytä ehdokkaat näillä neljällä mittarilla asteikolla 1–5, jolloin enimmäispistemäärä on 20. Vähintään 15 pistettä saanut prosessi on hyvä ensimmäinen kohde. Rajaa siitä yksi vaihe ja pilotoi.

Useimmissa kasvuyrityksissä on prosessi, jonka kaikki tietävät vaativan automatisointia. Siitä puhutaan johtoryhmän kokouksissa ja valitellaan käytävillä. Silti tilanne on sama kuin vuosi sitten.

Syy ei ole laiskuus eikä osaamisen puute. Aloittaminen vaatii, että joku ottaa asiasta kopin, vaikka kalenteri on täynnä kiireellisempiä asioita.

Miksi automatisoinnin aloittaminen tuntuu vaikealta, kun kaikki on kiireellistä?

Yleisin syy lykkäämiseen ei ole, se ettei uskottaisi automaation hyötyyn. Syy on, että ehdokkaita on liikaa ja aikaa valita niiden välillä liian vähän. Kun mikä tahansa prosessi voisi olla seuraava kohde, helpoin vaihtoehto on jättää valinta tekemättä.

Kasvuyrityksen viikko täyttyy nopeasti. Myyntitiimi tarvitsee tukea, asiakkaat odottavat vastauksia ja viikkoraportti pitää saada johdolle perjantaiksi. Yksittäinen automaatioprojekti häviää tässä kilpailussa, koska sen hyöty näkyy vasta viikkojen päästä, kun tämän päivän ongelmat vaativat vastauksen tänään.

Lopputulos on tuttu: prosessi, joka automatisoituna veisi minuutteja, vie manuaalisesti tunteja viikossa vuodesta toiseen. Kukaan ei ehdi laskea, paljonko se maksaa. Kolme tuntia viikossa on 45 työviikon vuodessa 135 tuntia. Kun tunti maksaa sivukuluineen noin 45 euroa, yksi ainoa työvaihe maksaa noin 6 000 euroa vuodessa. Tilastokeskuksen mukaan tehty työtunti maksoi työnantajalle keskimäärin 34,4 euroa jo vuonna 2020, ja toimihenkilötyössä luku on nykyään korkeampi.

Mistä tunnistat prosessin, joka kannattaa automatisoida ensin?

Hyvä ensimmäinen automaatiokohde on toistuva, sääntöpohjainen ja aikaa vievä työvaihe, jossa tieto siirtyy käsin järjestelmästä toiseen ja jossa virhe maksaa. Nämä ominaisuudet saa mitattua neljällä mittarilla. Pisteytä jokainen ehdokas asteikolla 1–5 ja laske pisteet yhteen.

• Toistuvuus: kuinka usein prosessi toistuu? Päivittäin tai viikoittain toistuva tehtävä tuottaa näkyvän hyödyn nopeammin kuin kerran kvartaalissa tapahtuva.
• Työaika: paljonko aikaa se vie viikossa yhteensä? Laske yhteen kaikkien tekijöiden tunnit. Tehtävä, joka vie viideltä ihmiseltä tunnin, on yhtä iso kuin yhden ihmisen viiden tunnin tehtävä.
• Virheen hinta: mitä käsin tehty virhe maksaa? Jos virhe näkyy laskutuksessa, maksuissa tai asiakkaalle, arvo kasvaa nopeasti ajansäästöä suuremmaksi.
• Sääntöpohjaisuus: eteneekö prosessi samoilla säännöillä joka kerta? Selkeät ja vakaat säännöt tekevät toteutuksesta nopean ja halvan. Jos säännöt muuttuvat jatkuvasti, ensimmäinen automaatio kannattaa kohdistaa vakaampaan prosessiin.

Pisteet annetaan näiden rajojen mukaan. Väliarvot 2 ja 4 jäävät rajojen väliin.

Tulkinta: 15–20 pistettä on hyvä ensimmäinen kohde, 10–14 pistettä kannattaa jättää jonoon seuraavaksi ja alle 10 pistettä saanutta prosessia ei kannata automatisoida nyt.

Tältä pisteytys näyttää käytännössä, kun neljä tyypillistä ehdokasta asetetaan rinnakkain:

Voittaja ei ole se, joka tuntuu teknisesti kiinnostavimmalta, vaan se joka kerää eniten pisteitä. Budjettikierros koskettaa eniten ihmisiä, mutta toistuu neljästi vuodessa ja vaatii harkintaa, joten säästö kertyy hitaasti ja toteutus on vaikea.

Matala sääntöpohjaisuus ei tarkoita, ettei prosessia voisi automatisoida koskaan. Se tarkoittaa, että sääntöpohjainen workflow-automaatio ei riitä ja tarvitaan tekoälyavusteinen toteutus, joka on kalliimpi. Siksi ensimmäiseksi kohteeksi kannattaa valita prosessi, jossa säännöt ovat selkeitä.

Sama pisteytys toimii myös silloin, kun data ei tule järjestelmästä vaan laitteesta. Jos joku käy päivittäin läpi antureiden tai mittareiden lukemia, vertaa niitä raja-arvoihin ja reagoi poikkeamiin, kyseessä on samanlainen toistuva tarkistustyö kuin raportin koostaminen. Perusteet ja sen, mitä kerätyllä anturidatalla kannattaa tehdä, käymme läpi omassa artikkelissaan.

Mitkä prosessit ovat tyypillisiä ensimmäisiä automaatiokohteita?

Tyypillisimmät ensimmäiset automaatiokohteet ovat taloushallinnon ja myynnin tiedonsiirtoja: ostolaskujen käsittely, liidien kirjaus CRM:ään, laskutustietojen siirto ja raporttien koostaminen useasta lähteestä. Niissä yhdistyy kaksi asiaa, jotka nostavat pisteitä: työ toistuu joka viikko samalla logiikalla, ja virhe näkyy rahassa tai asiakkaalle.

Kun kohde on pelkkää tiedonsiirtoa kahden pilvipalvelun välillä, valmis työkalu riittää usein. Kävimme läpi, milloin Zapier, Make tai Power Automate riittää ja milloin tarvitaan oma API-integraatio.

Mitä ei kannata automatisoida ensimmäisenä?

Ensimmäiseksi kohteeksi ei kannata valita prosessia, joka toistuu harvoin, muuttuu jatkuvasti tai vaatii lähes joka kerta tapauskohtaista harkintaa. Myöskään liiketoiminnalle kriittistä prosessia ei kannata automatisoida ensimmäisenä, jos sille ei ole manuaalista varapolkua siltä varalta, että automaatio pysähtyy.

• Harvoin toistuvat prosessit, kuten budjettikierros tai vuosisuunnittelu. Säästö kertyy liian hitaasti, jotta pilotti näyttäisi tuloksen.
• Jatkuvasti muuttuvat prosessit. Jos säännöt vaihtuvat kuukausittain, automaation ylläpito syö säästön.
• Tulkintaa vaativat tapaukset, kuten sopimusneuvottelut tai poikkeavat asiakasreklamaatiot. Ne sopivat myöhempään vaiheeseen tekoälyavusteisena, kun ensimmäinen automaatio on jo todistanut hyötynsä.
• Koko prosessi kerralla. Laajin prosessi ei ole paras aloituskohde. Paras on siitä rajattu, toistuva työvaihe, jossa tieto kopioidaan käsin paikasta toiseen.

Paljonko ensimmäinen automaatio maksaa ja milloin se maksaa itsensä takaisin?

Yhden automaatiokohteen toteutus maksaa Empirican toteutusten perusteella tyypillisesti 5 000–28 000 euroa, ja hyvin valittu kohde maksaa itsensä takaisin alle vuodessa. Hinta riippuu ennen kaikkea siitä, pitääkö automaation tulkita sisältöä vai vain siirtää tietoa. Siksi sääntöpohjaisuus on pisteytyksessä mukana: korkeat pisteet siinä tarkoittavat yleensä halvempaa toteutusta.

Takaisinmaksuaika lasketaan jakamalla toteutuksen hinta vuosisäästöllä. Esimerkiksi ostolaskujen käsittely, joka vie 25 tuntia viikossa, maksaa itsensä takaisin 4–9 kuukaudessa. Kävimme laskelmat ja hintaan vaikuttavat tekijät läpi artikkelissa mitä automaatio maksaa. Käytön aikaisen kuukausikustannuksen laskutapa on artikkelissa mitä tekoälyn käyttö maksaa kuukaudessa.

Oman ehdokkaasi toteutushinnan ja takaisinmaksuajan voit arvioida automaatiolaskurilla, jossa voit valita enintään neljä ehdokasta kerralla.

Workflow-automaatio vai tekoälyavusteinen automaatio: kumpi valita?

Valitse yksinkertaisin tekniikka, joka ratkaisee ongelman. Sääntöpohjainen workflow-automaatio riittää useammin kuin johto olettaa, ja sen käyttöönotto on nopeampaa ja halvempaa kuin tekoälypohjaisen automaation toteutus. Ero näkyy siinä, tarvitaanko tulkintaa.

Sääntöpohjaisen automaation raja tulee vastaan huomaamatta: jokainen uusi erikoistapaus lisää yhden säännön, kunnes ylläpito vie yhtä paljon aikaa kuin manuaalinen työ vei. Silloin kannattaa vaihtaa tekniikkaa. Käsittelimme eroa tarkemmin artikkelissa mikä on tekoälyagentti ja miten se eroaa perinteisestä automaatiosta.

Kun tekniikan taso on selvillä, seuraava valinta on hankintatapa. Kävimme erikseen läpi, milloin valmis AI-työkalu riittää ja milloin räätälöity toteutus kannattaa.

Miltä yhden prosessin automatisointi näyttää kahdessa viikossa?

Rajattu kohde ei vaadi isoa projektia. Kaksi viikkoa riittää, kun ensimmäinen viikko käytetään kartoitukseen ja toinen pilottiin.

Lähtötilanne: myyntitiimi kirjaa suljetut kaupat CRM:ään, mutta laskutustiedot siirretään käsin laskutusjärjestelmään kerran viikossa. Tehtävä vie controllerilta noin kolme tuntia viikossa, ja siinä syntyy säännöllisesti pieniä kirjausvirheitä, jotka huomataan vasta seuraavassa kuussa. Pisteytyksessä prosessi saa 16 pistettä, joten se ylittää kynnyksen. Tämä on tyypillinen esimerkki manuaalisten myyntiprosessien piilokustannuksista.

Viikko 1: kartoitus. Selvitä tarkasti mitä tietoja siirretään, mistä ne tulevat ja missä muodossa. Tarkista, tukevatko molemmat järjestelmät rajapintaa vai tarvitaanko väliin yksinkertainen integraatiotyökalu.

Viikko 2: pilotti. Toteuta automaatio, joka siirtää tiedot suoraan, ja aja sitä rinnakkain manuaalisen prosessin kanssa viikon ajan. Vertaa tuloksia: täsmäävätkö luvut ja kuinka paljon aikaa säästyy.

Kun pilotti toimii, manuaalinen vaihe poistetaan ja controllerin kolme tuntia viikossa siirtyy muuhun työhön. Rinnakkaisajo on tärkein yksittäinen vaihe: se osoittaa luvuilla, että automaatio tuottaa saman tuloksen, eikä käyttöönotto jää kiinni epäluottamuksesta.

Mistä kannattaa aloittaa?

Aloita listaamalla kolmesta viiteen prosessia, jotka aiheuttivat viime viikolla eniten manuaalista työtä, ja pisteytä ne neljällä mittarilla. Seuraavat viisi askelta vievät eteenpäin ilman erillistä hanketta:

1. Listaa kolmesta viiteen prosessia, jotka aiheuttivat viime viikolla eniten manuaalista työtä.
2. Pisteytä ne toistuvuuden, työajan, virheen hinnan ja sääntöpohjaisuuden mukaan.
3. Valitse eniten pisteitä saanut, jos se ylittää 15 pistettä, ja rajaa siitä yksi selkeä vaihe.
4. Tarkista kahden viikon kuluttua, toimiiko ensimmäinen versio.
5. Mittaa säästetty aika ja käytä sitä perusteena seuraavan kohteen valinnalle.

Sama periaate pätee laajemminkin: käsittelimme sitä artikkelissa 5 merkkiä: onko yrityksesi valmis tiedolla johtamiseen, jossa pieni mitattava ensimmäinen askel on tärkeämpi kuin täydellinen aloitushetki.

Jos lista ei tunnu asettuvan järjestykseen omin voimin, kiinteähintainen automaatiokartoitus käy prosessit läpi ja kertoo, mitkä kohteet kannattaa ottaa ensin ja mikä niiden euromääräinen hyöty on. Toteutamme automaatiot Microsoft Azureen, joten tiedät alusta asti, missä dataa käsitellään ja kuka siihen pääsee. Olemme myös Claude Partner Network -jäsen.

Automatisointi ei vaadi täydellistä hetkeä eikä isoa projektia. Se vaatii yhden rajatun prosessin, yksinkertaisen pisteytyksen sen valitsemiseksi ja kaksi viikkoa, joiden aikana tulos nähdään.

Usein kysytyt kysymykset

Mistä liiketoimintaprosessien automatisointi kannattaa aloittaa?

Aloita pisteyttämällä kolmesta viiteen ehdokasprosessia neljällä mittarilla: kuinka usein prosessi toistuu, paljonko työaikaa se vie viikossa yhteensä, mitä virhe siinä maksaa ja eteneekö se samoilla säännöillä joka kerta. Anna jokaisesta 1–5 pistettä ja valitse eniten pisteitä kerännyt. Rajaa siitä yksi selkeä vaihe ensimmäiseksi kohteeksi sen sijaan, että automatisoisit koko prosessin kerralla.

Mitkä prosessit kannattaa automatisoida ensin?

Parhaita ensimmäisiä kohteita ovat toistuvat, sääntöpohjaiset ja virhealttiit työvaiheet, joissa tieto siirtyy järjestelmästä toiseen manuaalisesti. Tyypillisiä esimerkkejä ovat ostolaskujen käsittely, liidien kirjaus verkkolomakkeelta CRM:ään, laskutustietojen siirto CRM:stä laskutusjärjestelmään ja raportin koostaminen useasta lähteestä. Harvoin toistuvat prosessit kannattaa jättää myöhemmäksi, vaikka ne koskettaisivat montaa ihmistä.

Montako pistettä hyvä ensimmäinen automaatiokohde saa?

Neljällä mittarilla ja asteikolla 1–5 enimmäispistemäärä on 20. Vähintään 15 pistettä saanut prosessi on hyvä ensimmäinen kohde, 10–14 pistettä saanut kannattaa jättää jonoon ja alle 10 pistettä saanutta ei kannata automatisoida nyt.

Mitä prosessia ei kannata automatisoida ensimmäisenä?

Ensimmäiseksi ei kannata valita prosessia, joka toistuu harvoin, muuttuu jatkuvasti tai vaatii lähes joka kerta tapauskohtaista harkintaa. Myöskään liiketoiminnalle kriittistä prosessia ilman manuaalista varapolkua ei kannata automatisoida ensimmäisenä.

Mitä eroa on workflow-automaatiolla ja tekoälyavusteisella automaatiolla?

Workflow-automaatio noudattaa kiinteää sääntöä muotoa "kun X tapahtuu, tee Y" ja sopii prosesseihin, joissa tieto siirtyy aina samalla tavalla. Tekoälyavusteinen automaatio osaa tulkita kontekstia ja sopeutua poikkeuksiin, joten se sopii tehtäviin, joissa data on vaihtelevassa muodossa tai vaatii päättelyä. Nyrkkisääntö on valita yksinkertaisin tekniikka, joka ratkaisee ongelman, koska workflow-automaatio on nopeampi ja halvempi ottaa käyttöön.

Kuinka kauan ensimmäisen automaation toteutus kestää?

Rajattu ensimmäinen kohde valmistuu tyypillisesti kahdessa viikossa: ensimmäinen viikko kuluu kartoitukseen (mitä tietoja siirretään, mistä ja missä muodossa) ja toinen pilottiin, jota ajetaan rinnakkain manuaalisen prosessin kanssa. Rinnakkaisajo osoittaa luvuilla, että automaatio tuottaa saman tuloksen, ennen kuin manuaalinen vaihe poistetaan.

← Takaisin pääsivulle