Useimmissa kasvuyrityksissä on prosessi, jonka kaikki tietävät vaativan automatisointia. Siitä puhutaan johtoryhmän kokouksissa ja valitellaan käytävillä. Siitä huolimatta tilanne on yhä sama kuin vuosi sitten.
Syy ei ole laiskuus tai osaamisen puute. Syy on se, että automatisoinnin aloittaminen vaatii, että joku pysähtyy miettimään valintaa. Vaikka kaikki muu kalenterissa huutaisi kiireellisempää huomiota.
Tässä artikkelissa käymme läpi miten käytännössä valitaan ensimmäinen automatisoitava prosessi, joka toimii silloinkin kun aikaa tuntuisi olevan juuri sen verran, että ehtii sammuttamaan vain saman päivän tulipalot.
Miksi automatisoinnin aloittaminen tuntuu vaikealta, kun kaikki on kiireellistä
Kasvuyrityksen arki täyttyy nopeasti. Myyntitiimi tarvitsee tukea, asiakkaat odottavat vastauksia ja viikkoraportti pitää saada johdolle perjantaiksi. Yksittäinen automaatioprojekti häviää helposti tärkeysjärjestyksessä, koska sen hyöty näkyy vasta viikkojen kuluttua, kun tämän päivän ongelmat vaativat ratkaisun nyt.
Tämä johtaa tuttuun kierteeseen: prosessi, joka veisi automatisoituna minuutteja, vie manuaalisesti tunteja viikossa, vuodesta toiseen. Kukaan ei ehdi koskaan pysähtyä laskemaan, paljonko se oikeasti maksaa.
Yleisin syy lykkäämiseen ei ole se, ettei automaatiosta uskottaisi olevan hyötyä. Syy on se, että vaihtoehtoja on liikaa ja aikaa valita niiden välillä on liian vähän. Kun mikä tahansa prosessi voisi olla seuraava kohde, helpoin ratkaisu on jättää valinta tekemättä kokonaan.
Miten tunnistat ensin automatisoitavat prosessit
Hyvä ensimmäinen automaatiokohde löytyy yleensä kolmen kysymyksen avulla:
- Kuinka usein prosessi toistuu? Päivittäin tai viikoittain toistuva tehtävä tuottaa nopeammin näkyvän hyödyn kuin kerran kvartaalissa tapahtuva.
- Kuinka montaa ihmistä se koskettaa? Mitä useampi henkilö käsittelee samaa tehtävää, sitä suurempi on yhteenlaskettu ajansäästö.
- Mitä virhe maksaa? Jos manuaalinen virhe näkyy laskutuksessa, raportoinnissa tai asiakaskokemuksessa, automaation arvo kasvaa nopeasti ajansäästöä suuremmaksi.
Toimiva tapa on listata viisi prosessia, joita organisaatiossa valitetaan useimmin, ja pisteyttää ne näillä kolmella kysymyksellä asteikolla 1–5. Korkeimmat pisteet kerryttävä prosessi on yleensä paras lähtökohta, ei se, joka tuntuu teknisesti kiinnostavimmalta.
Esimerkiksi viikoittaisen myyntiraportin koostaminen taulukkoon saa usein korkeat pisteet kaikilla kolmella mittarilla: se toistuu säännöllisesti, koko johtoryhmä odottaa sitä, ja yksikin väärä lukukenttä voi johtaa palaverissa vääriin johtopäätöksiin. Tällainen prosessi kannattaa priorisoida harvinaisempien, mutta näyttävämpien kohteiden edelle.
Lopuksi on hyvä tarkistaa myös neljäs kysymys: pysyykö prosessi vakaana? Jos säännöt muuttuvat jatkuvasti, ensimmäinen automaatio kannattaa tehdä mieluummin johonkin vakaampaan prosessiin ja jättää muuttuvat tapaukset myöhempään vaiheeseen.
Workflow automation vs. tekoälyavusteinen automaatio: mikä ero ratkaisee valinnan
Kun ensimmäinen kohde on valittu, seuraava kysymys on, millaista automaatiota se vaatii.
Osa prosesseista on suoraviivaisia: tieto siirtyy järjestelmästä toiseen aina samalla tavalla, eikä poikkeuksia juuri synny. Tällaisessa tilanteessa riittää perinteinen workflow automaatio, jossa sääntö on muotoa "kun X tapahtuu, tee Y". Esimerkiksi uuden tilauksen tiedot voidaan siirtää CRM:stä laskutusjärjestelmään automaattisesti aina samalla logiikalla.
Osa prosesseista vaatii enemmän. Jos tehtävä sisältää tulkintaa, poikkeuksia tai tietoa, joka on hajallaan eri muodoissa, sääntöpohjainen automaatio alkaa nopeasti tarvita lisää erikoistapauksia, kunnes se on yhtä raskas ylläpidettävä kuin manuaalinen prosessi. Tällöin tekoälyavusteinen automaatio, joka osaa tulkita kontekstia ja sopeutua poikkeuksiin, tuottaa todellista hyötyä. Käsittelimme tätä eroa tarkemmin artikkelissa mikä on tekoälyagentti ja miten se eroaa perinteisestä automaatiosta.
Käytännön nyrkkisääntö: valitse ensin yksinkertaisin tekniikka, joka ratkaisee ongelman. Workflow automaatio riittää useammin kuin johto olettaa, ja sen käyttöönotto on nopeampaa ja halvempaa kuin tekoälypohjaisen automaation rakentaminen.
Käytännön esimerkki: yhden prosessin automatisointi kahdessa viikossa
Yksi tyypillinen tilanne: myyntitiimi kirjaa suljetut kaupat CRM:ään, mutta laskutustiedot siirretään käsin laskutusjärjestelmään kerran viikossa. Tehtävä vie controllerilta noin kolme tuntia viikossa, ja siinä syntyy säännöllisesti pieniä kirjausvirheitä, jotka huomataan vasta seuraavassa kuussa. Tällainen tilanne on tyypillinen esimerkki manuaalisten myyntiprosessien piilokustannuksista, joita käsittelimme aiemmassa artikkelissa.
Kahden viikon malli ongelman ratkaisemiseen näyttää tältä:
Viikko 1: Kartoitus. Selvitetään tarkasti, mitä tietoja siirretään, mistä ne tulevat ja missä muodossa. Tarkistetaan, tukevatko molemmat järjestelmät rajapintaa, vai tarvitaanko väliin yksinkertainen integraatiotyökalu.
Viikko 2: Pilotti. Rakennetaan automaatio, joka siirtää tiedot suoraan, ja ajetaan sitä rinnakkain manuaalisen prosessin kanssa viikon ajan. Verrataan tuloksia: täsmäävätkö luvut, ja kuinka paljon aikaa säästyy.
Kun pilotti toimii, manuaalinen vaihe poistetaan kokonaan ja controllerin kolme tuntia viikossa siirtyy muuhun työhön. Tämän kokoinen muutos ei vaadi suurta projektia tai pitkää hankintaprosessia, vain selkeästi rajatun kohteen ja pari viikkoa aikaa.
Ensimmäinen askel: mistä kannattaa aloittaa huomenna
Jos tunnistat oman organisaatiosi tästä artikkelista, seuraava askel on yksinkertainen:
- Listaa kolme prosessia, jotka aiheuttivat viime viikolla eniten manuaalista työtä.
- Pisteytä ne toistuvuuden, laajuuden ja virhealttiuden mukaan.
- Valitse yksi, ja rajaa sen laajuus tarkasti. Ei koko prosessia, vaan yksi selkeä vaihe siitä.
- Tarkasta kahden viikon kuluttua toimiiko ensimmäinen versio.
- Mittaa säästetty aika ja käytä sitä perusteena seuraavan kohteen valinnalle.
Sovelsimme samaa periaatetta artikkelissa 5 merkkiä: onko yrityksesi valmis tiedolla johtamiseen, jossa pieni, mitattava ensimmäinen askel on tärkeämpi kuin täydellinen aloitusajankohta.
Yhteenveto
Liiketoimintaprosessien automatisointi ei vaadi täydellistä hetkeä tai isoa projektia. Se vaatii yhden selkeästi rajatun prosessin, yksinkertaisen pisteytyksen sen valitsemiseksi ja kaksi viikkoa, jonka aikana nähdään tulos.
Kasvuyritykset, jotka aloittavat pienestä ja mittaavat tuloksia matkalla, ehtivät automatisoida useita prosesseja siinä ajassa, kun muut yhä etsivät täydellistä lähtökohtaa.
Osaatko tunnistaa, mitkä prosessit kannattaisi automatisoida ensin omassa organisaatiossasi?
Varaa konsultaatio, jossa käymme läpi prosessinne ja rakennamme priorisoidun etenemissuunnitelman.
Empirica Finland on erikoistunut tekoälyratkaisuihin B2B-ympäristössä ja on auttanut eri toimialojen organisaatioita hyödyntämään automaatiota ja tekoälyä liiketoimintansa kehittämisessä.
