Boksishop - Kassajärjestelmä uuden ajan rautakaupalle

Boksishopin kassaohjelma on suunniteltu varta vasten shop-in-shop -malliselle kaupalle sopivaksi. Luotettava kassajärjestelmä pitää pyörät pyörimässä ja automaatio vapauttaa työaikaa siihen olennaisimpaan eli asiakaspalveluun.

Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin
kassajärjestelmä

 
Boksishop on uudenlainen shop-in-shop -rautakauppakonsepti. Boksishop-konseptin ensimmäinen myymälä sijaitsee Aurassa. Myymälän valikoimassa on edustettuna yli 30 tavarantoimittajan tuotteita aina työkaluista ja puutavarasta työvaatteisiin ja puutarhatarvikkeisiin.

Laajan tuotevalikoiman lisäksi Boksishopista saa myös remonttipalveluita. Yrityksen tärkein tuote on ammattitaitoinen asiakaspalvelu, joka onkin koko konseptin ydin. Shop-in-shop -malli mahdollistaa pienelle rautakaupalle korkean asiakaspalvelun tason, kattavan ja laadukkaan valikoiman ylläpitämisen sekä luo pohjan kannattavalle liiketoiminnalle.

Rautakaupan korkea kustannusrakenne

Konsepti sai alkunsa rautakauppayrittäjän burnoutista. Toimialan kilpailu kiristyi globaalien rautakauppajättien avatessa myymäliään ympäri maata. Kiristynyt kilpailu laittoi pienet yritykset ahtaalle. Tyypillisessä rautakaupassa varasto sitoo merkittävän määrän pääomaa ja manuaaliset työprosessit työllistävät yrittäjää vieden aikaa asiakaspalvelulta. Pienien kauppojen valtti kuitenkin on juuri asiakaspalvelu. Sitä suurista itsepalvelumyymälöistä ei löydä.

Näistä lähtökohdista syntyi uusi rautakauppakonsepti Boksishop. Kaikki osatekijät suunniteltiin siten, että asiakaspalveluun käytettävä aika saatiin maksimoitua. Kaikki mahdollinen ulkoistettiin. Varastoa ei enää ostettu, vaan koko valikoima pysyy toimittajan omistuksessa myyntihetkeen asti. Näin varastossa sidottuna ollut pääoma saatiin vapautettua ammattitaitoiseksi palveluksi eikä valikoimasta tarvinnut tinkiä. Tavarantoimittajina on tunnettuja laatubrändejä kuten Würth, Airam ja Tikli.

Konseptin visiona on palveluiden säilyttäminen pienillä paikkakunnilla. Liiketoimintamalli mahdollistaa pienten kauppojen selviytymisen kilpailussa ilman suuria investointeja. Mallin avulla yritystoiminnan riskit saadaan pidettyä alhaalla, toiminta pysyy kannattavana ja paikalliset palvelut saadaan pelastettua.

luotettava kassajärjestelmä

Uusi konsepti vaatii uudet tietojärjestelmät

Silloin kun liiketoimintamalliin tehdään radikaaleja muutoksia, eivät vanhat tietojärjestelmät useinkaan jousta mukana. Näin tapahtui myös Boksishopin kohdalla. Vanha kassajärjestelmä oli käyttäjien mielestä kankea ja vaikeakäyttöinen, sillä siinä oli paljon tarpeettomia ominaisuuksia. Ja vaikka ominaisuuksia oli paljon, tärkeää toiminnallisuutta kuten myyntiraporttien muodostaminen tavarantoimittajittain puuttui kokonaan.

 

Koska Boksishopin liiketoimintamalli poikkeaa merkittävästi perinteisistä kaupan toimintamalleista, ei sopivaa kassajärjestelmää löytynyt valmiina. Vaihtoehdoksi jäi räätälöidyn järjestelmän hankinta. Varta vasten liiketoimintamalliin sopivaksi kehitettävän järjestelmän haluttiin tukevan yrityksen toimintamallia. Vaatimuksena oli helppokäyttöisyys, skaalautuvuus sekä automaattinen raportointi.

Kassajärjestelmä osana uutta konseptia

Boksishop valitsi ohjelmistokehityskumppanikseen Empirican. Tavoitteeksi asetettiin yrityksen tietojärjestelmien kehittäminen saumattomasti liiketoimintamalliin sopivaksi. Empirica vastasi järjestelmän konseptoinnista sekä kehityksestä teknologiavalinnoista käyttöönottoon ja ylläpitoon.

 

Boksishopin tavoitteena on alusta asti ollut itsenäisten yrittäjien muodostamaksi kauppaketjuksi laajentuminen. Tästä syystä kassaohjelmiston skaalattavuus ja muokattavuus olivat tärkeitä kriteereitä. Järjestelmän tulisi joustaa yrityksen kasvun ja muutosten mukana. Liikkeelle haluttiin kuitenkin lähteä mahdollisimman kevyellä järjestelmällä, jotta kehityskustannukset saataisiin pidettyä alhaisina.

 

Kehitystyö tehtiin nopealla aikataululla ja kassa saatiin käyttöön kaupan avajaisissa huhtikuussa 2018. Helppo käytettävyys nopeutti järjestelmän käyttöönottoa, sillä erillistä käyttökoulutusta ei tarvittu. Myymälässä voitiin ensimmäisestä päivästä alkaen keskittyä asiakkaiden palveluun.

Kassajärjestelmän kehitys

Konseptin keskeisemmäksi järjestelmäksi todettiin kassajärjestelmä. Järjestelmä toimii yrityksen keskiössä nivoen yhteen myynnin, ostot, varastonhallinnan, laskutuksen ja raportit. Lähtökohtana oli kehittää mahdollisimman helppokäyttöinen järjestelmä, joka tukee yrityksen strategiaa asiakaspalvelukeskeisyydestä.

 

Kassaan kehitettiin vain siinä välttämättä tarvittavat ominaisuudet, kaikki turha toiminnallisuus karsittiin. Käyttöliittymäsuunnittelussa toiminnallisuuksien nimeämiseen ja sijoittamiseen kiinnitettiin erityistä huomiota. Näillä tekijöillä käyttökokemus saatiin pidettyä mahdollisimman selkeänä eikä käyttöönottokoulutusta tarvita.

”Kassapäätettä lähdettiin kehittämään käyttöliittymä edellä, tavoitteena intuitiivinen käyttökokemus, jossa kuka tahansa ilman ennakkotietoja pystyy suorittamaan myyntitapahtuman. Käyttäjälähtöisen suunnittelun vastapainoksi viivakoodinlukijan, kuittitulostimen sekä maksupäätteen integroiminen web-sovellukseen tarjosivat teknisen puolen haasteita.” 

 

Ville Yliniemi, Lead developer, Empirica Finland Oy

Käytettävyyden lisäksi kehitystyön tavoitteena oli mahdollistaa järjestelmän skaalautuvuus. Boksishop-konseptin tavoitteena on myös alusta asti ollut itsenäisten yrittäjien muodostamaksi kauppaketjuksi laajentuminen, mikä toi kehitystyölle omat haasteensa.

 

Kassa kehitettiin nykyaikaisena ja kevyenä pilviversiona, jolloin erillisiä laitteistoa ei tarvita vaan toimistokone riittää kassakoneeksi. Kuittitulostin, viivakoodinlukija sekä maksupääte integroitiin järjestelmään mikä osaltaan nopeuttaa maksutapahtumaa.

kassaohjelma

Automaatio vapauttaa työaikaa oleelliseen

Kaikki mahdollinen toiminnallisuus automatisoitiin, jotta yrittäjän hallinnollinen työ saadaan pidettyä minimissään. Pienyrityksessä yrittäjän työpäivä koostuu varsinaisen työn ohella kaikenlaisesta hallinnollisesta työstä kuten kirjanpitomateriaalin koostamisesta tai tilausten tekemisestä. Kassajärjestelmän kehityksellä pyrittiin vähentämään myös näitä töitä.

Erityisen tärkeäksi koettiin raportoinnin automatisointi. Raporttien koostaminen yli 30 toimittajalle kassajärjestelmästä käsin olisi ollut turhan työläs ja aikaa vievä työvaihe. Järjestelmään kehitettiin automaattinen raportointijärjestelmä, joka muodostaa kerran viikossa automaattiset raportit myynneistä ja lähettää ne sekä toimittajille että yrittäjälle.

Koska tuotteet ovat tavarantoimittajien omistuksessa, myös varastokirjanpidon ajantasaisuus on tärkeää. Tavarantoimittajien laskutus perustuu myytyihin artikkeleihin. Kehitetyssä kassajärjestelmässä tuotteiden varastosaldojen päivitykset sekä uusien tuotteiden päivitykset hoidetaan kätevästi lataamalla tavaratoimitusten lähetyslistat järjestelmään. Näin saadaan vähennettyä manuaaliseen työhön kuluvaa aikaa sekä eliminoitua virheitä varastosaldoissa.

Uusi kassajärjestelmä auttaa yrittäjää pitämään työmäärän kohtuullisella tasolla ja vapauttaa lisää aikaa asiakaspalvelutyöhön. Lisäksi järjestelmän synnyttämä data antaa yrittäjälle reaaliaikaisen kuvan myynnin kehityksestä ja sitä voidaan hyödyntää esimerkiksi myyntiennusteiden tekemisessä.

”Automaattiset myyntiraportit helpottavat yrittäjän kiireistä arkea. Paperityön sijaan voimme keskittyä siihen mitä parhaiten osaamme eli asiakkaittemme auttamiseen rakentamiseen liittyvissä asioissa. Tilastointi auttaa meitä valikoiman suunnittelussa.” 

 

Juho Uusitalo, Boksishop-yrittäjä

Palveluiden säilyttäminen pienillä paikkakunnilla

Boksishopin pitkän aikavälin visiona on palveluiden säilyttäminen pienillä paikkakunnilla. Paikalliset asukkaat arvostavat läheltä saatavaa palvelua ja Boksishopin tavoitteena on tehdä yrityksille kannattavaksi lähipalveluiden tarjoaminen.

 

Jotta lähipalvelut voitaisiin säilyttää, on toiminnan oltava yrittäjille kannattavaa. Juuri tähän Boksishop pyrkii. Liiketoiminnan kannattavuutta lisätään digitalisaation ja ulkoistetun varaston avulla. Näillä toimilla katteet saadaan kohdilleen ja kauppa voi tarjota asiakkailleen hyvän valikoiman järkevällä hinnalla.

Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin

Uuden ajan rautakauppa

Boksishop on uudenlainen shop-in-shop -rautakauppakonsepti. Boksishop-konseptin ensimmäinen myymälä sijaitsee Aurassa. Myymälän valikoimassa on edustettuna yli 30 tavarantoimittajan tuotteita aina työkaluista ja puutavarasta työvaatteisiin ja puutarhatarvikkeisiin.