Koronakriisi on lisännyt on lisännyt huimasti etätyöntekijöiden määrää. Oikeat etätyövälineet auttavat hoitamaan työt entiseen malliin, vaikka ei toimistolla istutakaan. Kokosimme tähän Microsoftilta 11 etätyötä helpottavaa työkalua.
Taloustutkimuksen mukaan 84 % suomalaisista on siirtynyt kokonaan etätöihin tai tekee niitä aiempaa enemmän. Etätyön onnistuminen on paljon kiinni oikeanlaisista työtavoista ja työkaluista. Näiden opetteluun kannattaa panostaa heti alkuvaiheessa, jotta työ lähtee sujumaan jouhevasti. Alla on lueteltu Microsoftin valikoimasta löytyviä sovelluksia, jotka parantavat etätyön tuloksellisuutta. Samat työkalut soveltuvat tietysti myös toimistolta käsin tehtävään työhön.
Teams on tiimityökeskus, jossa voi keskustella tiimin kesken ja jakaa tiedostoja sekä organisaation sisällä että sen ulkopuolella. Teams kuuluu Microsoft 365 (aiemmalta nimeltään Office 365) pakettiin. Teamsiin voi luoda sekä yksityisiä että julkisia ryhmiä. Jaetut tiedostot voi järjestellä kätevästi kategorioihin ja Word-, Excel- ja PowerPoint-tiedostoja voi myös muokata Teamsissä.
Oppilaitoksille löytyy oma ilmainen versionsa, jossa opiskelu tapahtuu virtuaalisessa luokkahuoneessa. Teamsissä on helppo jakaa materiaaleja ja hallita tehtäviä. Etäopiskelusta voi tehdä mukavampaa osallistamalla oppilaita esimerkiksi sosiaalisen oppimisalustan Flipgridin ja digitaalisen piirtoalustan Whiteboardin avulla. Myös Moodle on nykyisin mahdollista integroida Teamsiin.
Pikaviestinnän lisäksi Teamsissa sujuu kätevästi myös kokousten järjestäminen. Etäkokouksia voi järjestää jopa 10.000 hengen ryhmille. Etätyön räjähdysmäinen lisääntyminen sai monet palvelut kuten Teamsinkin alkuun ruuhkautumaan, mutta palveluntarjoajat ovat onnistuneet hyvin sopeuttamaan kapasiteetin kysyntää vastaavaksi.
Teamsin verkkokokousten avulla voit järjestää etänä niin kokouksia, live-tapahtumia ja puhelinneuvotteluja. Kokoukset voi ajastaa lisäämällä ne kalenteriin ja samalla lähettää niistä kokouskutsut sekä esityslistat ennakkoon osallistujille. Kokouksiin voi kutsua sekä organisaation omia jäseniä että ulkopuolisia osallistujia. Kokoukset on mahdollista myös tallentaa.
Teams live events on Teamsin laajennus, joka mahdollistaa livetapahtumien järjestämisen kokouksia laajemmalle yleisölle. Livetapahtumissa on yksi esiintyjä ja yleisön tehtävänä on lähinnä seurata esitystä eikä niinkään osallistua. Yleisö voi toki esittää järjestäjälle kysymyksiä moderoidussa keskustelussa. Tapahtuman voi järjestää joko yksityisenä tai julkisena. Yksityiseen tapahtumaan on kirjauduttava sisään, kun taas julkiseen tapahtumaan voi osallistua kuka tahansa, jolla on linkki.
Stream on Microsoftin videopalvelu videoiden turvalliseen jakamiseen. Streamin avulla voi jakaa tallenteita valituille käyttäjille. Streamilla voi toteuttaa myös live-tapahtumia. Stream sopii Teamsia paremmin suurien live-tapahtumien järjestämiseen. Etätyön lisääntyneen määrän takia Microsoft on kasvattamassa Streamin maksimikäyttäjämäärän nykyisestä 10.000 osallistujasta jopa 100.000 osallistujaan 1.7.2020 alkaen.
Skype sopii pienten kokousten järjestämiseen. Alle 50 hengen kokoiset ryhmäpuhelut ovat maksuttomia. Skypella voi soittaa ääni- ja videopuheluita niin tietokoneella kuin puhelimellakin. Skype toimii myös pikaviestimenä ja mahdollistaa näytön jakamisen.
Yammer on yhteisötyökalu, joka mahdollistaa keskustelut organisaation sisällä. Kuten Team myös Yammer kuuluu Microsoft 365 (Office 365) pakettiin. Yammer on vähän kuten Teams, mutta sopii paremmin suurempien ryhmien keskusteluihin ja yleiseen viestintään. Teams toimii paremmin pienemmän projektitiimin kommunikointivälineenä. Yammeria voi ajatella vaikka yrityksen kahvihuoneena. Yammerin voi myös lisätä Teamsiin, jolloin molemmat viestimet löytyvät kätevästi samasta paikasta.
Whiteboard on digitaalinen piirtoalusta. Se toimii hyvin interaktiivisena työkaluna erilaisten ideoiden pallottelussa millä tahansa laitteella ja missä tahansa. Voit kutsua mukaan myös muita tai jakaa piirroksesi muiden kommentoitavaksi. Whiteboard on ilmainen ja sitä voi käyttää joko selaimessa tai siitä voi ladata työpöytäversion. Whiteboard pitää piirroksesi automaattisesti tallessa ja voit palata siihen myöhemmin. Whiteboard on myös integroitu Teamsiin, mikä mahdollistaa sen käytön esimerkiksi Teams kokouksissa.
Kaikki tiedostot pysyvät kätevästi saatavilla paikasta riippumatta kaikilla laitteilla kun talletat ne OneDriveen. Ja mikä parasta, kun teet muutoksia, päivittyvät tiedostot automaattisesti kaikkiin laitteisiin, jolloin sinulla on takuulla viimeisin versio käytettävissä. Microsoft huolehtii myös säännöllisistä backupeista eli tiedostosi ovat hyvässä tallessa. OneDrive sallii myös offline-käytön, joten edes nettikatkokset eivät pääse keskeyttämään työntekoa.
Microsoft 365:ksi juuri uudelleen nimetty Office 365 toimistosovelluspaketti on todennäköisesti Microsoftin parhaiten tunnettu ohjelmisto. Pakettiin kuuluvat mm. tekstinkäsittelyohjelma Word, taulukkolaskenta Excel, esitysgrafiikkaohjelma PowerPoint sekä sähköpostiohjelma Outlook. Näistä on saatavilla paikalliset asennukset kaikille laitteille, mutta niitä voi käyttää myös online-versioina. Tiedostojen jakaminen Wordista, Excelistä ja PowerPointista onnistuu napin klikkauksella.
Power Automate (aiemmin nimeltään Flow) automatisoi ikävät rutiinityöt. Tekemällä usein toistetuista tehtävistä automatisoituja prosesseja manuaalisen työn määrä vähenee. Samalla tehtyjen virheiden määräkin vähenee. Power Automatesta löytyy satoja valmiita prosesseja, mutta ellei niistä löydä sopivaa, niin uusien tekeminenkin sujuu vaivattomasti. Kun automatisoit tylsät rutiinityöt, vapautuu aikaa tärkeämpiin tehtäviin.
Crisis communication app on nimensä mukaisesti kriiseistä viestintään tarkoitettu sovellus. Kyseessä on Power Apps template, joka hyödyntää Power Appsin, Power Automaten, Teamsin ja SharePointin toiminnallisuuksia. Sovelluksen avulla voi lähettää viestejä tiimeille tai koko organisaatiolle ja siihen voi myös lisätä RSS syötteitä automaattisen viranomaisviestinnän jakamiseksi. Lisäksi sovelluksella voi seurata töiden etenemistä työstatuksia jakamalla, mikä helpottaa esimiesten työtä.
Empirica on ollut Microsoft-kumppani vuodesta 2015 asti.
Case: Kustaankartano – Ikääntyvien elämänlaadun parantaminen digiratkaisulla Konenäkösovellus valvoo muistisairaiden ulkoilua ja tekee hälytyksiä tarvittaessa. Automatisoitu valvonta vapauttaa hoitohenkilökunnan aikaa